Catégorie : Bonnes Pratiques

Comment réduire l’impact de mes e-mails ?

Pour bien commencer la rentrée, vous avez décidé de prendre quelques bonnes résolutions, en commençant par réduire l’impact environnemental de vos usages numériques, au bureau comme à la maison. Dans cette mini série de 2 articles, nous vous proposons une synthèse des gestes clés pour y parvenir.

Sujet fortement médiatisé depuis la COP21, l’usage des courriels n’est pourtant pas une source importante d’impacts (sauf en terme de stress) et la plupart des gestes clés assénés dans les média sont rarement efficaces. L’occasion de vous présenter ceux qui feront vraiment une différence.

Comprendre pour agir efficacement

Si on prend en compte tout le cycle de vie d’un courriel, les étapes les plus impactantes pour l’environnement sont, par ordre décroissant d’importance, pour un courriel envoyé à une seule personne :

  1. L’écriture
  2. Le transport
  3. La lecture
  4. Le stockage

Dans le cas d’un courriel envoyé à 10 personnes, on aurait plutôt l’ordre suivant :

  1. La lecture
  2. Le transport
  3. L’écriture
  4. Le stockage

La présence d’une pièce jointe volumineuse (plus de 1 Mo) renforcera surtout les impacts associés au transport, et, dans une moindre mesure, ceux associés au stockage.

Les fausses bonnes idées à oublier

1. Supprimer ses e-mails

Compte tenu de l’analyse ci-dessus, il est évident que les gestes clés doivent porter en priorité sur la réduction du nombre d’e-mails envoyés plutôt que sur leur suppression à posteriori. En effet, même si cela ne fait pas de mal, supprimer des e-mails est une mesure curative qui ne résout en rien le problème. Autant s’attaquer directement à la source. Par ailleurs, plutôt que de supprimer des milliers de mails de quelques dizaines de Ko, autant supprimer en priorité de gros fichiers : DivX, photos, vidéos, versions d’installation de logiciels, etc.

2. Utiliser un webmail « vert »

Les startups qui se positionnent sur l’hébergement « écologique » de vos e-mails vous promettent de réduire partiellement ou totalement les impacts environnementaux associés à vos e-mails. Ce qui pose deux problèmes. D’une part, ces acteurs se limitent à compenser les émissions de gaz à effet de serre de leurs serveurs. Or, les impacts environnementaux ne se limitent pas à l’émission de gaz à effet de serre. Il faut aussi prendre en considération l’épuisement de ressources abiotiques, les nombreuses pollutions liées à la fabrication des équipements, etc. D’autre part, l’hébergement, c’est-à-dire le stockage de vos courriels, est l’étape la moins impactante ! Si vous souhaitez compenser vos émissions de gaz à effet de serre, faites le une bonne fois pour toutes et pas uniquement pour vos mails (quelques dizaines ou centaines de kg), mais pour toutes vos émissions annuelles (8 tonnes).

3. Insérer une signature graphique « écolo »

C’est assez paradoxal, mais certaines personnes bien intentionnées ajoutent une signature graphique (image pouvant peser jusqu’à plus de 100 Ko) à chacun de leur e-mail pour pousser leur interlocuteur à ne pas imprimer les courriels. Cette image indique souvent « pour préserver la nature, n’imprimez pas cet e-mail ». Si l’idée est louable, mieux vaut se limiter à une phrase au format texte qui est 100 fois plus légère.

Les gestes clés prioritaires à mettre en oeuvre

Voici quelques bonnes pratiques qui réduisent efficacement les impacts environnementaux des courriels.

1. Envoyer le moins de courriels possible au moins d’interlocuteurs possible

Comme les impacts environnementaux des e-mails ont lieu d’abord lors de leur écriture et de leur lecture, puis lors du transport (surtout en 4G), et de façon anecdotique lors de leur stockage, il faut donc en écrire le moins possible et les envoyer au moins d’interlocuteurs possible. La bonne pratique est simple : réfléchissez avant de dégainer. Essayez autant que possible de les regrouper, d’écrire l’essentiel et surtout pas plus, et éviter de mettre la terre entière en copie. Pour forcer leurs employés à adopter ces bonnes pratiques, certaines entreprises comme Volkswagen éteignent leurs serveurs à certaines heures de la journée.

2. Choisir un format texte plutôt que HTML

Le format texte est en moyenne 12 fois moins lourd que le format HTML . Il est donc essentiel d’envoyer ses courriels par défaut au format texte et de n’utiliser le format HTML que lorsque c’est absolument indispensable.

3. Limiter le contenu au strict nécessaire (supprimer les signatures graphiques)

Inutile de rajouter des signatures graphiques (images, logos, etc.). Si vous devez vraiment faire la publicité de votre entreprise, ajoutez un lien vers votre carte de visite en ligne. Ce qui ne vous empêche pas d’ajouter une signature au format texte. Quant au texte, plus c’est court et mieux c’est (car cela réduit le temps de lecture).

4. Eviter les pièces jointes

Si vous devez absolument transmettre un document via un courriel, l’idéal est de le déposer sur une plate-forme de partage telle que Dropbox, WeTransfert, Framadrop, etc. L’approche est d’autant plus intéressante quand le nombre de destinataires est important.

5. Se désabonner des newsletters

Si vous ne les lisez plus, désabonnez-vous des newsletters et autres listes de discussions. Et, évidemment, paramétrez correctement vos filtres anti-spam.

6. Ne pas imprimer

Enfin, et même si cela semble évident, n’imprimez pas vos e-mails.

Source : GreenIT.fr

Frédéric Bordage

Expert Green IT et numérique responsable, j'ai créé GreenIT.fr en 2004 et lancé les sujets de l'éco-conception logicielle en 2009, puis de la conception responsable de service numérique en 2013. Je conseille des organisations privées et publiques sur ces sujets. Et anime, en plus de GreenIT.fr, le Club Green IT et le Collectif Numérique Responsable.

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