Paie : les bulletins électroniques désormais légaux

Generique - fiche de paye - bulletin de paie

Depuis sa publication au Journal officiel le 13 mai 2009, la loi dite de “simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures” (2009-526) permet de dématérialiser les bulletins de paie. La France en imprime 200 millions chaque année.

L’impact environnemental de cette nouvelle loi est potentiellement important à l’échelle d’une vie de salarié. Sur une durée moyenne de vie active de 40 ans, cela représente 8 milliards de fiches de paye à l’échelle de la France.

Sans compter le coût de l’acheminement (transport physique) de ces 8 milliards de lettres partout en France, l’impression de 8 milliards de fiches de paye pendant 40 ans nécessite :

  • 680.000 arbres,
  • 120.000 barils de pétrole,
  • 200 millions de kWh,
  • 1 milliard de litres d’eau,
  • 125.000 litres de tonner,
  • soit, au bas mot, 175.000 m3 de déchets,
     (calcul GreenIT.fr)

    A priori, cette loi semble donc être une bonne nouvelle pour l’environnement, pour les entreprises et pour les salariés. Il faudrait cependant calculer l’empreinte écologique d’un bulletin de paie électronique, sur l’ensemble de son cycle de vie, pour pouvoir faire un bilan matière digne de ce nom.

    Si le coût d’émission d’un bulletin de paie électronique est plus faible que celui du papier, qu’en est-il de sa conservation pendant 40 ans ? La loi 2009-526 stipule que l’entreprise doit conserver le bulletin de paie au minimum 5 ans, mais le salarié a l’obligation de les conserver toute sa vie.

    La question de la durabilité du support est clé. La loi ne précise aucune contrainte technique pour garantir qu’un salarié pourra accéder à son bulletin de paie dans 30 ou 40 ans. Or, toutes les études montrent que le meilleur support de stockage des documents sur le long terme reste… le papier.

    La durée de vie des meilleurs supports optiques (CD, DVD) n’excède pas 20 ans. Et encore… s’il est toujours possible de les lire. Essayez donc de trouver un lecteur de disques vinyle 33 tours. Qui plus est, je doute qu’un particulier, qui ne sauvegarde presque jamais ses données, soit capable de conserver ses fiches de paie électronique toute sa vie. Et, s’il y parvient, au rythme actuel de renouvellement du matériel informatique, cela nécessite au minimum 15 à 20 disques durs.

    Alors. Fausse bonne nouvelle pour l’environnement et les salariés ? Qu’en pensez-vous ? Des éléments pour faire avancer ce débat ?


    Commentaires

    Effectivement des flux physique seront économisés, maintenant le flux virtuel aura aussi son impact quant à la consommation électrique étalée sur toute une vie (car le fichier devra être conservé sur support électronique)

    A l’inverse du papier qui une fois imprimé et distribué n’émet plus rien en GES et ne consomme plus rien.

    Au niveau des solution de conservation, il est évident que le support électronique ou papier doit rester au choix du salarié comme ça peux l’être pour les relevés bancaires et autres factures, ce choix serait donc pris en connaissance de cause (duré de vie du support CD ou Disque dur etc…) et les moyen pour le salarié mis en œuvre pour conserver ses données indéfiniment (en théorie bien sur).

    Pour pallier au problème de durée de vie, la solution du stockage hébergé par une entreprise peux être intéressante, car les support sont garantis sans pertes et en théorie à vie (évolution et remplacement d’ancien matériel), le risque étant toujours la faillite de tel société ou le risque d’atteinte à la vie privée…

    Marc BOITEL (non vérifié) le 19/05/2009

    @Marc : en 1997 j’ai payé une adresse e-mail garantie “à vie”. La société a déposé son bilan 5 ans plus tard… A moins qu’il s’agisse d’un tiers de confiance genre caisse des dépôts (CDC), je trouve que la prise de risque est importante. Dans tous les cas, ce point - pérennité du tiers dématérialisant les bulletins de paie et garanties associées - mériterait d’être éclairci.

    admin le 19/05/2009

    Solution intermédiaire : l’envoi du document au format électronique (PDF, dématérialisation) . On économisera déjà sur l’envoi du document (enveloppe et transport du courrier), à charge du salarié d’imprimer lui même sa feuille de paie s’il le souhaite pour archivage.
    Même principe pour toutes nos factures (EDF, portable, …) et nos relevés bancaires !
    Je reçois mes factures SFR par mail que j’imprime si besoin sur le verso de papier brouillons ;-)

    Damien CIPEL (non vérifié) le 19/05/2009

    Je me suis amusé a faire un petit calcul CO2 des chiffres diffusés dans cet article, grosso modo sur 40 ans cela donne environ :

    995 000 tonnes de CO2, pour une incertitude de 40% environ, c’est qu’un ordre de grandeur, ça peux varier à plus comme à moins, mais il est fort probable que le chiffre soit en réalité beaucoup plus élevé.

    Marc BOITEL (non vérifié) le 19/05/2009

    Le flux virtuel n’a pas forcement d’impact, tout dépend du support sélectionné, une sauvegarde sur bande, à ce jours support le plus fiable à long terme, ou CD ne consomme rien dans la mesure ou il n’est pas ouvert. De même le déplacement d’archives papier lors d’un déménagement n’est pas forcement négligeable. La problématique de stockage numérique a long terme se pose pour les particuliers qui n’ont pas forcement les connaissances nécessaire pour y faire face, d’autant que l’on tend de plus en plus vers la dématérialisation des documents (relevés bancaires, factures ..). L’administration prépare en théorie un projet de coffre fort virtuel ….. ce qui permettrait à priori, d’assurer un certain respect de la vie privée, cette même administration possédant déjà l’ensemble de ces données tout en garantissant une certaine pérennité.

    Y (non vérifié) le 19/05/2009

    @Y : merci pour l’info sur le projet de loi. C’est très intéressant. Aurais-tu un lien / adresse web ?

    admin le 19/05/2009

    L’argument vert est ici fallacieux et démagogique!

    Je ne vois pas pourquoi les entreprises ayant une obligation de conservation limitée à 5 ans, supporteraient le coût d’une conservation plus longue! Non seulement la durée de vie du support électronique est hypothétique, mais
    les techniques évoluent aussi. Y a-t-il encore beaucoup de
    lecteurs de disquettes/bandes/disques magnéto-optiques dans la nature?

    En outre, l’entreprise peut ne plus exister, pour diverses raisons, quand il s’agit de faire un récapitulatif de
    carrière et calculer la retraite d’un salarié.

    Au final, c’est donc le salarié qui devra faire le choix entre supporter le coût de l’impression papier (et polluer, bouh le vilain!), ou bien faire une croix sur sa retraite?!

    FSR (non vérifié) le 20/05/2009

    @admin, @ Y : Le site du projet de loi :

    http://www.minefi.gouv.fr/presse/discours/budget/jfc0607121.php

    Dans la partie administration électronique :

    - La partie télé-déclaration est maintenant bien utilisée.
    - La partie bulletin de paie vient d’être votée.

    Il reste le coffre-fort virtuel pour les particuliers qui doit être en attente, peut-être en raison des difficultés de mise en place ???

    Corinne Bonnet (non vérifié) le 20/05/2009

    Merci Corinne !

    admin le 20/05/2009

    Peut-être qu’une solution, à venir, est le coffre-fort électronique.
    La mesure est intéressante mais n’est effectivement qu’un premier pas et n’est donc pas suffisante en l’état.

    Elian (non vérifié) le 07/07/2009

    @Elian : le coffre fort électronique est une métaphore. Reste à savoir comment cela se traduit techniquement. S’il s’agit de dupliquer le bulletin de salaire sur deux bandes (sur deux sites distants) dans ce cas, le bilan peut éventuellement être intéressant. Mais si le coffre fort électronique est constitué de baies de stockage remplies de disques, l’empreinte écologique serait plus importante qu’une simple impression papier (le papier se conserve sans problème 30 à 40 ans dans un endroit sec à l’abri de la lumière).

    admin le 07/07/2009

    [...] dématérialiser des bulletins de salaires et devoir les stocker 40 ans sur des supports numériques ? Sans une analyse du cycle de vie (ACV) [...]

    Acteurs › Dématérialisation : le Syntec publie so (non vérifié) le 20/10/2009

    Le dématérialisé a ses limites…je travaille dans une administration (douanes) qui a dématérialisé ses procédures : l’intérêt premier de la dématérialisation est l’instantanéité du flux. L’impact sur l’environnement de cette dématérialisation est à nuancer car en effet le papier est le seul support qu’on peut facilement faire valoir ( imaginez vous vous présenter dans une banque ou une administration avec une clé usb???), et pourtant la déclaration qui a seule valeur légale est la dématérialisée…Or une déclaration peut être rectifiée pendant 3 ans…Or les déclarations de plus d’un an sont archivées car la capacité de stockage est limitée à 1 an car le flux doit continuer à être instantané et que le poids des vieilles déclarations alourdit l’application……+ obligation d’archivage papier par les opérateurs pendant 3ans + l’année en cours……Cherchez l’erreur.
    De plus, lorsque vos documents sont stockés électroniquement vous avez tendance à l’imprimer plus de fois que nécessaire alors que lorsque vous stockez un original papier les copies ne sont faites qu’à la demande d’une administration ou d’une banque ( à noter qu’il est rare qu’un organisme vous demandant une fiche de paye se contente de la lire sans la copier). Le temps est aux traces en tous genres; Vous recevez un mail et vous l’imprimez , alors qu’un appel téléphonique lui……

    Bref la dématérialisation ne peut avoir un but écologique : il s’agit de baisser les couts de celui qui édite le bulletin de salaire ( pas d’édition papier, rapidité de la distribution sans intermédiaire et sans coût du timbre éventuel), de produire plus rapidement ce document a salarié.

    La démarche écologique c’est une démarche quotidienne dans un monde où les hommes polluent comme ils respirent..c’est la prise de conscience que toute production pollue qui importe.

    khristou (non vérifié) le 26/10/2010

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